Центр внедрения документооборотаЗащита договорных документов
Решение позволяет повысить защиту утвержденных договорных документов как внутри организации, так и вне её (при передаче контрагенту)
В типовой маршрут для согласования договорных документов, на этапе утверждения, помещается вызов входной функции, которая запускает процесс обработки документов. Через параметры функции можно настраивать ее работу, так например, есть возможность передать для обработки как все документы, вложенные в задачу так и указать отдельный список.
Непосредственно при выполнении задания на утверждение, если передано больше одного документа, отображается окно выбора документов для обработки:
После выбора документов выполняются следующие действия:
- Выполняется ряд проверок на наличие действующей версии, возможность редактировать документ, ввод пароля, если документ защищен;
- На каждую страницу документа вставляется водяной знак – прозрачное изображение с текстом «Для ознакомления»;
- На первую страницу документа (в левый нижний угол) вставляются два штрих кода: 1-й с идентификатором документа, 2-й с идентификатором задания, в рамках которого был утвержден документ, для последующего считывания штрих кодов используется DIRECTUM RapID;
- Устанавливается защита от редактирования и выделения текста средствами MS Office, паролем служит сгенерированная ранее последовательность символов;
- Для измененной версии документа вычисляется контрольная сумма;
- Пароль и значение контрольной суммы сохраняются в карточку документа;
- На документ устанавливается ЭЦП от имени текущего пользователя.
После этого договор считается утвержденным. Пример обработанного документа:
Печать документа возможна только указанным сотрудникам (настраивается через группы пользователей) из карточки договорного документа по кнопке «Печать»:
При нажатии на кнопку печать выполняются следующие действия:
- Проверка наличия утверждающей ЭЦП от указанной группы пользователей;
- Сверка контрольной суммы текущей действующей версии документа, с контрольной суммой, сохраненной в реквизите карточки документа.
Далее если все условия выполнены, документ выгружается во временную папку, напрямую из SQL базы, удаляется водяной знак и документ открывается для печати средствами MS Office.