Согласование исходящей корреспонденции

Основные новшества данного решения

• Возможность использования drag & drop для добавления документов в систему из файлов;
• Хранение факсимиле подписантов в системе и его вставка в текст исходящего письма;
• Автоматическая конвертация в PDF в ходе типового маршрута;
• Отправка уведомления с файлами по электронной почте инициатору;
• Автоматическая регистрация в модуле канцелярия и подстановка номера и даты в тело документа.

Решаемые бизнес-задачи

Большая часть компаний работают с исходящей корреспонденцией, а общее количество писем составляет от 10 до 25% всех документов.Автоматизация работы с исходящими документами очень важна. Она снижает риски по задержкам выполнения условий и оплат, разгружает ключевых сотрудников, обеспечивает стабильность взаимодействия с контрагентами. Поэтому мы предлагаем специализированное техническое решение, закрывающее все этапы от подготовки и согласования документов до контроля возврата оригиналов и исполнения всех обязательств.

Внедрение гарантирует:

• ускорение создания исходящих писем на основе шаблонов и согласование в рамках типовых маршрутов;
• централизованную регистрацию, своевременную отправку контрагентам и контроль возврата;
• хранение всех исходящих документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств и архивное хранение в дальнейшем;
• контроль исполнения всех обязательств в отведенные сроки;
• оперативный поиск писем по заданным реквизитам и тексту;
• формирование комплектов документов по каждому исходящему письму и навигация по ним.

Работа с решением

Мастер действий

Процесс согласования исходящего письма запускается по ссылке из обложки папки:

При нажатии на ссылку Создать исходящее письмо запускается мастер действий и на первом этапе предлагает выбрать объект:

На втором этапе заполняются основные параметры письма для согласования:

Далее заполняются контактные данные адресата:

Указывается контактная информация, отмечается, нужно ли присылать e-mail уведомление:

На следующем этапе при необходимости можно добавить приложения к письму:

где по нажатию ссылки Добавить документ открывается окно для добавления файлов из проводника Windows или со сканера:

Далее предлагается добавить печать в текст письма, сохранить копию в формате до преобразования и выбрать папку для сохранения документа в системе DIRECTUM. Так же при необходимости можно отредактировать автоматически сгенерированный текст по приведенной ссылке:

Выбрать основных участников процесса согласования и указать важность письма:

После этого предлагается проверить указанные параметры, отредактировать их при необходимости и запустить процесс согласования

На завершающем этапе мастер отображает ссылки на объекты, созданные в системе DIRECTUM:

Процесс согласования

После окончания работы мастера в системе стартует задача с вложением исходящего письма и приложений к нему:

И проходит по типовому маршруту, схема которого приведена ниже

В ходе задачи по типовому маршруту происходит согласование всеми указанными согласующими, возможна отправка на доработку документа инициатору, подписание, автоматическая регистрация с одновременной вставкой печати и регистрационного номера в текст документа, автоматической отправкой e-mail уведомления инициатору исходящего письма, а также смена стадий жизненного цикла по ходу маршрута. По окончанию движения задачи по маршруту во вложение добавляется автоматически созданная РКК,

А в текст документа вставляется регистрационный номер

И печати:

Работа с регистрационно-контрольной карточкой документа

Для дальнейшей работы с РКК документа реализован следующий механизм. При открытии из формы-списка для удобства пользователя организован диалог:

По варианту Открыть документы открывается окно со всеми документами, связанными с данной РКК;

Открыть карточку документа открывает карточку самого письма;

Отправить документы письмом – отправляет e-mail сообщение текущему пользователю, на адрес указанный для его Персоны или Контактном лице организации, в письмо вкладывается весь пакет документов

Бизнес-эффект

За счет внедрения данного технического решения уменьшаются риски срыва сроков согласования, а также гарантируется своевременное исполнение обязательств.