Стартовал проект внедрения системы DIRECTUM в НКО «Фонд развития моногородов»

Компания «Центр внедрения документооборота» приступила к внедрению системы электронного документооборота DIRECTUM в федеральной некоммерческой организации «Фонд развития моногородов», основанной в рамках реализации поручения Президента Российской Федерации.

Некоммерческая организация «Фонд развития моногородов» была создана в 2014 году для оказания содействия в развитии инфраструктуры и диверсификации экономики моногородов с целью стабилизации их социально-демографического и экономического статуса. Учредителем Фонда выступил Внешэкономбанк. На сегодняшний день подписан ряд генеральных соглашений о сотрудничестве по развитию моногородов, в том числе с Республикой Чувашия (г. Канаш), Хабаровским краем (р. п. Чегдомын), Свердловской (г. Краснотурьинск) и Кемеровской (г. Юрга, г. Анжеро-Судженск) областями.

С целью оптимизации бизнес-процессов и сокращения организационных издержек, руководство Фонда приняло решение о внедрении системы электронного документооборота на базе DIRECTUM. Тендер на реализацию проекта внедрения в августе 2016 года выиграл авторизованный партнер DIRECTUM, компания «Центр внедрения документооборота».

Внедрение системы DIRECTUM в «Фонде развития моногородов» направлено на решение ряда задач, связанных с документооборотом и взаимодействием: уменьшение затрат на расходные материалы путем минимизации бумажного документооборота, повышение эффективности процессов за счет сокращения выполняемых действий в процессах, автоматизация основных процессов делопроизводства, повышение управляемости и прозрачности процессов, введение механизма контроля исполнения поручений по документам, единое структурированное хранение документов с возможностью поиска по ключевым полям карточек и тексту документов, сокращение трудоемкости создания типовых документов за счет использования шаблонов и на основе имеющихся в системе, организация единой корпоративной базы знаний, повышение информационной безопасности компании, автоматизация договорной работы.

Проектные решения будут основаны на функционале Базовых модулей DIRECTUM, а также модулей «Канцелярия» и «Управление договорами». Специалистам компании «Центр внедрения документооборота» предстоит автоматизировать главные бизнес-процессы Фонда:

• управление входящими документами;
• управление исходящими документами;
• управление организационно-распорядительными документами;
• подготовка и согласование договорных документов.

На сегодняшний день реализованы все подготовительные работы, исследование бизнес-процессов успешно завершено, началась установка и настройка системы DIRECTUM.

Завершение проекта планируется в конце 2016 года, в результате внедрения все жизненно важные процессы будут значительно модернизированы, а издержки документооборота значительно сократятся, система DIRECTUM позволит объединить в единое рабочее пространство все структуры НКО «Фонд развития моногородов» и станет неотъемлемой частью бизнес-культуры организации.