Разработан модуль управления мероприятиями

Модуль позволяет удобным для пользователя способом создавать, просматривать и редактировать программы проведения мероприятии, а также формировать необходимый пакет документов, визуализировать переговоры с заказчиком и контролировать оплату.

Каждой организации соответствует своя карточка — это позволяет легко и быстро отследить, какие мероприятия были организованы для данного клиента. Благодаря набору данных карточки, можно быстро идентифицировать клиента без перехода в справочник «Организации».

Поле «Профиль» помогает понять, с каким типом организации мы имеем дело:

Кроме того, благодаря группе полей «Контакты», легко визуализируется общение с клиентом — звонки и переписка по электронной почте, соответственно.

Кнопки, размещённые на карточке, позволяют получить соответствующую информацию без перехода в другой справочник (открыть карточку организации-клиента, посмотреть имеющиеся договора, электронные документы), либо совершить необходимое действие — отправить письмо, загрузить сайт и т. д.

Вкладка «Программы».

Данная вкладка позволяет получить информацию об уже выполненных программах (мероприятиях), а также организовать новое мероприятие (кнопка «Добавить программу»), внести изменения в программу мероприятия, либо создать отчёт в MS Excel о проведённом мероприятии (кнопка «Создать программу»).

Карточка новой программы:

При создании программы из карточки организации часть реквизитов подставляются автоматически. Также на данной вкладке расположен ряд реквизитов-полей, указывающих на какой стадии находится работа по программе/заявке:

Каждое изменение этапов отражается в поле реквизита «Статус». В любой момент менеджер может аннулировать программу, используя соответствующее значение реквизита: отказ клиента, отказ от заявки, отказ от программы и др. После выполнения программы мероприятий менеджер по программе закрывает программу используя реквизиты - «Итоги» и «Акт оказанных услуг»:

При необходимости программу можно возобновить.

Вкладка «Мероприятия»:

Отображает мероприятия (экскурсии, анимационные программы, мастер-классы и др.) по текущей программе. Кнопкой «Добавить» добавляем мероприятие в программу, выбираем конкретное мероприятие, затем указываем время и дату начала, количество участников и место проведения, кнопкой «Изменить» - изменяем данные по мероприятию (можно изменить место проведения, время и дату начала, количество участников), «Удалить» - удаляем мероприятие. Поле «Агентское вознаграждение» позволяет задать в процентах вознаграждение агенту по пакету мероприятий в программе. Кнопки «С авансом» и «Без аванса» позволяют задать и отменить аванс по программе (30% по умолчанию). Поле «Общая сумма» содержит автоматически рассчитываемую общую сумму по программе, поле «К оплате» - общую сумму за вычетом скидки. Поля «Срок аванса» и «Срок оплаты» устанавливают сроки оплаты по программе.

Данные о мероприятиях берутся из справочника "Прейскурант цен на услуги":

Вкладка «Проживание»:

В данную вкладку заносится информация о проживании участников программы на время проведения мероприятий.

Данные о проживании выбираются из справочника «Прейскурант цен на проживание»:

Вкладка «Питание»:

На вкладке размещается информация об организации питания для участников мероприятий по программе.

При организации питания можно воспользоваться стандартными схемами питания, так, при нажатии на кнопку «Комплект», можно выбрать из заранее заданных вариантов комплексного питания - завтраков, обедов и ужинов.

Нажатие кнопки «Банкет» позволяет выбрать блюда из отдельного «Банкетного раздела» справочника Меню:

Кнопка «Фуршет» позволяет выбрать блюда из раздела для фуршетов:

Нажатие кнопки «Меню» позволяет выбрать блюда самому, без фильтрации по разделам:

Вкладка «Аренда» позволяет произвести аренду необходимого объекта (зал, помещение, памятник культуры и пр.) для проведения мероприятия:

Добавить объект аренды можно из справочника "Прейскурант цен на аренду" по нажатию кнопки «Добавить»:

Вкладка «Трансфер» позволяет осуществить доставку участников мероприятия (реквизита, грузов и т. д.) согласно программе мероприятия:

Вкладка «Оплаты» позволяет контролировать оплату по программе мероприятий, указывая необходимые реквизиты при поступлении платежа: