Инструкция по работе с входящей корреспонденцией в системе DIRECTUM

Данная инструкция рассматривает порядок работы с входящими документами (регистрация, визирование, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, электронной почте и подлежащими регистрации.

Регистрация

Регистрация входящей корреспонденции осуществляется в модуле «Канцелярия».

Чтобы зарегистрировать новый документ, делопроизводителю необходимо в разделе «Документы и поручения» нажать на ссылку «Регистрировать входящий документ»:

Откроется новая регистрационно-контрольная карточка, которую необходимо заполнить и сохранить. На закладке «Регистрация» содержатся регистрационные данные: информация об отправителе документа, содержании документа, дате и номере и т.п. Закладка «Регистрация» карточки справочника Входящие РКК выглядит следующим образом:

На закладке «Регистрация» заполняются поля: Журнал, *Дата регистрации, Корреспондент, № документа, Дата документа, Группа документов, Подписал, *Содержание, Способ доставки, *Гриф, Дело и Примечание. Если есть вероятность, что данный документ уже регистрировался, то с помощью ссылки Найти дубли можно найти РКК, совпадающие с данной РКК по значению полей: Дата документа, № документа, Корреспондент.

Если к регистрируемому документу прилагаются сопроводительные документы или приложения, их можно отразить на закладке «Приложения». Для каждого приложения указывается: номер и дата документа, содержание, кол-во листов и т.п.

Занести документ в систему можно с помощью кнопок «Сканировать» (если документ в бумажном виде), «Прикрепить док.» (если документ сохранен в файловой системе компьютера) и «Импорт Outlook» (если документ получен по электронной почте), находящихся в правой части РКК.

Для того чтобы просмотреть, добавить или изменить состав связанных с РКК электронных документов, нужно нажать кнопку «Эл. Документы» в РКК. В результате откроется окно, содержащее связанные с РКК электронные документы. В этом окне можно разместить ссылки на любой документ системы DIRECTUM, например, на приложения к данному документу (обычно они не регистрируются в отдельных РКК) или создать новый документ, который должен быть связан с данной РКК (при этом поля карточки создаваемого документа будут заполняться автоматически).

Передача документа на рассмотрение

Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководителю для вынесения резолюций. Порядок рассмотрения документов при этом зависит от организации работы руководителя в системе. Возможны следующие варианты организации работы руководителя в системе:

Руководитель не автоматизирован

В таком случае документ передается руководителю в бумажном виде. При этом делопроизводителю необходимо заполнить закладку «Местонахождение» в РКК с указанием фамилии руководителя и даты передачи документа на рассмотрение.

Руководитель рассматривает документ, пишет резолюцию на документе, передает бумажный документ делопроизводителю для дальнейшей работы. Делопроизводитель при получении документа отмечает дату возврата на вкладке «Местонахождение», создает новое поручение по РКК (далее в инструкции подробно рассматривается создание поручения), указывает содержание, сроки и исполнителей по поручению в соответствии с вынесенной резолюцией и отправляет поручение на исполнение, нажав в карточке поручения на кнопку «Задача» и выбрав типовой маршрут «Исполнение поручений по РКК».

Руководитель автоматизирован

Если руководитель автоматизирован, рассмотрение им документа проводится в электронном виде. Для этого делопроизводитель на закладке «Регистрация» в поле «Адресаты» указывает одного или нескольких руководителей, которым адресован документ.

Далее делопроизводитель нажимает в РКК на кнопку «Задача» и выбирает типовой маршрут «Рассмотрение входящего документа».

После выбора маршрута откроется новая задача на рассмотрение входящего документа. В задачу автоматически вложится документ и РКК, заполнится тема и маршрут. Для отправки задачи делопроизводителю необходимо нажать на кнопку «Старт».

Рассмотрение документа адресатами

Руководителю в папку «Входящие» поступает новое задание на рассмотрение входящего документа. Он рассматривает вложенный электронный документ, заносит резолюцию в текст задания и выполняет его с результатами «Вынесена резолюция» либо «Ознакомился».

1. В случае, если руководитель выполнил свое задание с результатом «Ознакомился», делопроизводителю приходит задание с возможными вариантами выполнения:

• «Помещено в дело» - если документ необходимо поместить в дело, то делопроизводитель в РКК на закладке «Регистрация» заполняет поля Дело и Направлено в дело, помещает бумажный документ в соответствующую папку и выполняет задание с вариантом «Помещено в дело»;
• «Прекратить работы по документу» - если дальнейших работ по документу не планируется.

2. В случае, если руководитель выполнил свое задание с результатом «Вынесена резолюция», делопроизводителю приходит задание для отправки документа на исполнение либо прекращения работ по документу, в зависимости от содержания резолюции.

В случае, если руководитель назначил исполнителей по документу, делопроизводитель открывает РКК, нажимает на кнопку «Поручения», в результате чего открывается карточка нового поручения по документу, которую необходимо заполнить.

Делопроизводитель заполняет карточку поручения, где меняет тип поручения на «Резолюция», также указывает содержание, сроки и исполнителей по поручению, контролера по поручению, если это необходимо, затем сохраняет поручение и выполняет задание с результатом «На исполнение».

После этого исполнители получают задания на выполнение работ по резолюции.

Исполнение поручений

Исполнители, назначенные в поручении, получают задания с вариантами выполнения «Исполнено», «На исполнение» и «Запросить продление срока».

Рассмотрим более подробно каждый из вариантов:

«Исполнено»

Если работы по поручению выполнены,  необходимо заполнить отчет об исполнении и выполнить задание с результатом «Исполнено».

«На исполнение»

Если в процессе работы над заданием возникла необходимость отправить поручение для работы другому пользователю, необходимо выбрать вариант «На исполнение».

После выбора варианта «На исполнение» у пользователя будут запрошены параметры нового поручения:

Обязательные параметры для заполнения:

• *Требуется итоговый отчет – выбор из значений Да/Нет. Если указать значение «Да», то после выполнения новыми подключенными исполнителями заданий, исполнителю по главному поручению будет приходить задание на написание итогового отчета. Если указать значение «Нет», то задание на написание итогового отчета ему приходить не будет;
• *Исполнители – выбор одного или нескольких работников организации, для отправки им задания;
• *Текст поручения.

Параметры План.дата и Контролер являются необязательными и заполняются по необходимости.

В результате будет автоматически создано новое поручение по РКК и назначенные исполнители получат задания.

«Запросить продление срока»

В случае, если нет возможности выполнить работы в изначально указанный срок, можно запросить продление срока, указав в тексте задания новый срок и причины продления и выбрав вариант выполнения «Запросить продление срока».

После этого автору поручения приходит задание на согласование нового срока исполнения по поручению. Автор поручения может отказать в продлении сроков, либо продлить их, выбрав один из соответствующих вариантов выполнения.

Рассылка уведомлений по документу

Если документ под одним регистрационным номером необходимо отправить для ознакомления в несколько подразделений или нескольким пользователям, то заполняется закладка «Список рассылки».

Для быстрого заполнения списка рассылки можно воспользоваться ссылками:

• Из списка - можно выбрать заранее созданный список сотрудников.
• По подразделениям - можно выбрать определенные подразделения организации. При этом в качестве исполнителей от подразделения автоматически выберутся руководители данных подразделений.

Дополнительно можно вручную создать список рассылки и сохранить его по ссылке В список.

По кнопке «Задача» можно осуществить рассылку документа согласно списку рассылки. Для этого нужно выбрать типовой маршрут «Внутренняя рассылка уведомлений».

Будет создана новая задача. После ее старта все пользователи, указанные в списке рассылки, получат уведомления.