Сертифицирована новая разработка «Центра внедрения документооборота» - техническое решение «Отчеты по исполнительской дисциплине – KPI»

«Центр внедрения документооборота», официальный партнер компании DIRECTUM, сертифицировал новое техническое решение на базе системы электронного документооборота DIRECTUM - «Отчеты по исполнительской дисциплине – KPI».

Контроль результативности рабочих процессов – ключевая составляющая управленческой деятельности любой компании. Техническое решение «Отчеты по исполнительской дисциплине – KPI» является эффективным инструментом для оперативного и детального контроля выполнения задач, поставленных в системе электронного документооборота DIRECTUM (Рис. 1). 

 

Рис. 1. Пример отчета по исполнительской дисциплине

С помощью данного решения все процессы в компании становятся более прозрачными, а руководитель получает максимально полную информацию по исполнительской дисциплине и загруженности сотрудников. Решение позволяет накапливать статистику по исполнению задач и наглядно отображать значения в виде таблиц, графиков и диаграмм.

Работа с отчетами возможна как в локальной версии системы DIRECTUM, так и в веб-доступе или мобильной версии DIRECTUM Jazz (Рис. 2).   

Рис. 2. Работа с решением в веб-доступе 

Решаемые задачи

Техническое решение «Отчеты по исполнительской дисциплине – KPI» автоматизирует внутренние рабочие процессы компании в рамках организации контроля исполнения поручений: от стадии инициации задачи до контроля соблюдения сроков и предоставления фактического отчета об исполнении.

Решение позволяет достоверно и точно оценить:

• своевременность выполнения поставленных задач – некоторые процессы могут быть не оптимальны, или сотрудники могут считать определенную часть работ низкоприоритетной;
• динамику работы с заданиями – насколько интенсивно сотрудники используют систему, тенденции исполнения поручений в срок;
• загруженность персонала компании за определенный период в разрезе «подразделение» или «сотрудник».

Состав решения

Основу решения составляют следующие элементы:

• Обложка папки технического решения «Отчеты по исполнительской дисциплине – KPI». Закладка, на которой отображается описание содержимого решения. Предназначена для руководителей и сотрудников, которые формируют отчет по заданным критериям.
• Справочники, отчеты и сценарии, которые используются при обработке данных и расчете значений показателей KPI. Со справочниками, отчетами и сценариями работают пользователи, ответственные за техническую настройку решения.

Описание работы

Работа с решением «Отчеты по исполнительской дисциплине – KPI» осуществляется в рамках двух разделов: «Статистика по задачам» и «Статистика по заданиям».

«Отчет по исполнению задач» позволяет получить информацию о задачах, поставленных определенным сотрудником в заданный период времени: дата старта, которых попадает в указанный диапазон дат. Данный отчет предоставляет руководителям возможность контролировать рабочий процесс и отслеживать динамику исполнения поставленных задач.

Отчет представлен в виде графика и таблицы (Рис. 3). 

 

Рис. 3. Отчет по исполнению задач 

В табличной части «Отчета по исполнению задач» представлена информация по следующим показателям:

• общее количество задач за выбранный период времени инициированное определенным сотрудником;

• количество выполненных и просроченных задач;
• процент выполнения всех отправленных за определенный период времени задач; 
• процент выполнения задач в установленный срок.

При нажатии на строку с определенной фамилией в таблице «Пользователи» можно ознакомиться с детальной информацией по всем задачам, поставленных выбранным сотрудником (Рис. 4).

Рис. 4. Детальная статистика по задачам  

При необходимости сформированный отчет можно экспортировать в Excel. 

«Отчет по исполнению заданий» позволяет получить информацию о заданиях, находящихся в работе или выполненных определенным сотрудником в заданный период времени: дата получения которых попадает в указанный диапазон дат. Данный отчет предоставляет руководителям возможность получать детальную статистику по исполнению отправленных заданий.

Отчет представлен в виде графика и таблицы (Рис. 5). 

  

Рис. 5. Отчет по исполнению заданий 

В табличной части «Отчета по исполнению заданий» представлена информация по следующим ключевым показателям:

• общее количество заданий за выбранный период времени поставленное определенному сотруднику (структурному подразделению);
• количество выполненных и просроченных заданий;
• процент выполнения всех полученных за определенный период времени заданий;
• процент выполнения заданий в установленный срок.

При нажатии на строку с определенной фамилией в таблице «Пользователи» можно ознакомиться с детальной информацией по исполнению заданий выбранным сотрудником (Рис. 6).

Рис. 6. Детальная статистика по заданиям 

При необходимости сформированный отчет можно экспортировать в Excel. 

Настройка доступа к отчетам по исполнительской дисциплине реализуется в справочнике «Доступ пользователей к KPI». Карточка справочника заполняется на сотрудника, которому предоставляется доступ на формирование и просмотр отчетов. Сотрудники, по которым необходимо получать информацию указываются в табличной части карточки Настройку доступа осуществляет администратор системы DIRECTUM или сотрудник, наделенный для этого соответствующими полномочиями (Рис. 7).

    

Рис. 7. Доступ пользователей к KPI 

Эффект от внедрения

Использование технического решения «Отчеты по исполнительской дисциплине – KPI» в организации управленческой деятельности позволяет выйти на качественно новый уровень контроля рабочих процессов и обеспечивает эффективное и оперативное решение следующих задач:

• ведение учета поставленных задач и выполняемых заданий;
• контроль сроков исполнения;
• оперативное отслеживание динамики исполнения;
• повышение уровня исполнительской дисциплины;
• получение автоматически сформированных отчетов об уровне исполнительской дисциплины сотрудников.