Организация документооборота Агентства стратегических инициатив на базе DIRECTUM 5.4.

С целью развития электронного документооборота в Агентстве стратегических инициатив было реализовано обновление системы DIRECTUM до версии 5.4.

Агентство стратегических инициатив (АСИ) – российская автономная некоммерческая организация, созданная Правительством Российской Федерации для реализации комплекса мер в экономической и социальной сферах. В частности, для продвижения приоритетных проектов, реализации мероприятий по улучшению предпринимательской среды в России, содействия в решении системных проблем, а также для развития профессиональных кадров.

На сегодняшний день некоммерческая организация «АСИ» имеет значительный положительный опыт использования основных модулей системы DIRECTUM. Сотрудники Агентства оперативно освоили принципы работы в системе и активно включились в работу благодаря простоте использования DIRECTUM и общей нацеленности руководства на внедрение новых технологий.

В начале мая текущего года в АСИ было реализовано обновление системы DIRECTUM до версии 5.4. С учетом новых возможностей система DIRECTUM получила дополнительный функционал, которого не хватало в предыдущей версии:

• интерфейс проводника системы стал более простым и понятным в использовании;
• оптимизирован процесс регистрации документов, за счет добавления новых функций в регистрационно-контрольную карточку;
• улучшена система поиска объектов DIRECTUM.

Ключевым модулем, который успешно используется в организации, является модуль «Канцелярия». Его функционал позволяет автоматизировать процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, создания и рассылки распорядительных документов, контроля исполнения поручений и местоположения бумажных документов, осуществление оперативного поиска регистрационно-контрольных карточек (далее – РКК) в системе DIRECTUM.

Процесс работы делопроизводителей в АСИ организован с помощью обложки модуля «Канцелярия», на которую вынесен набор ссылок на самые используемые справочники, компоненты, отчеты, а также вспомогательные средства: шаблоны поручений, фильтры, настройки (Рис. 1).

Рис. 1. Обложка модуля «Канцелярия»

Одной из функциональных задач делопроизводителей является регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции (Рис. 2).

Рис. 2. Регистрация входящего письма

Если входящий документ требуется связать в системе с зарегистрированным ранее документом, делопроизводитель может воспользоваться средствами поиска по РКК. Кроме расширенного поиска стал доступен быстрый поиск по РКК с обложки модуля (Рис. 3).

Рис. 3. Поиск РКК

Кроме оперативной регистрации и осуществления поиска РКК с помощью обложки «Канцелярия» в Агентстве активно ведется работа по созданию поручений в рамках резолюций руководителей (Рис. 4).

Рис. 4. Карточка поручения по РКК

Контроль процесса исполнения поручений генерального директора и формирование отчетов по данным поручениям осуществляется с помощью внедренного в АСИ технического решения «Контроль исполнения поручений генерального директора» (Рис. 5).

Рис. 5. Контроль исполнения поручений генерального директора

Если работа по документу ведется в настоящий момент, просмотреть список всех поручений или только тех, что на контроле у текущего пользователя или подразделения, возможно с помощью технического решения «KPI».

Работа с данным решением осуществляется в рамках двух разделов: «Отчет по исполнительской дисциплине» и «Статистика по типовым маршрутам» (Рис. 6). 

Рис. 6. Обложка решения « KPI» 

«Отчет по исполнительской дисциплине сотрудников» позволяет получить информацию о задачах и заданиях, поставленных или поступивших в работу определенному сотруднику в заданный период времени и предоставляет руководителям возможность контролировать рабочий процесс и отслеживать динамику исполнения задач и заданий в системе DIRECTUM (Рис. 7).

 

Рис. 7. Отчет по исполнительской дисциплине сотрудников

Отчет «Статистика по типовым маршрутам» позволяет получить статистику по исполнению заданий в рамках определенных типовых маршрутов в заданный период времени (Рис. 8).

Рис. 8. Статистика по типовым маршрутам

Для формирования статистики в рамках решения «KPI» по общим поручениям, не имеющим определенной специализации, в Агентство стратегических инициатив использует отчет «Статистика по прочим поручениям» (Рис. 9).

Рис. 9. Статистика по прочим поручениям

Таким образом, активное использование и развитие внедренных ранее технических решений и отчетов продолжает обеспечивать эффективную организацию работы сотрудников в системе DIRECTUM и поддерживает высокий уровень исполнительской дисциплины. С учетом новых возможностей версии 5.4 система DIRECTUM в Агентстве получает дополнительный функционал, соответствующий потребностям руководства.