Архив нормативной документации в строительной компании

Внедрение в ЗАО «Рублево-Архангельское».

«Рублево-Архангельское» создает экологически чистый район в Москве. Это инновационная городская среда для комфортной жизни и работы.

На территории планируется:

• международный финансовый центр
• малоэтажное и многоэтажное жилье
• развитая структура парковок
• гостиницы
• офисные центры
• социальная и культурная инфраструктура. 

В компании постоянно формируется и хранится большой объем документов. Хранение документов осуществляется в соответствии с  законодательством Российской Федерации. 

Модуль «Архив документов» обеспечивает решение следующих бизнес-задач компании:

• регистрация  документов;
• соблюдение конфиденциальности и разграничение прав доступа;
• ведение истории использования документа;
• удобство поиска;
• формирование описей дел.

Электронный архив автоматизирует обработку и хранение электронных документов:

• регистрацию технической и управленческой документации;
• предоставление прав доступа к электронным документам по подразделению;
• выдачу оригиналов документов во временное пользование;
• выгрузку документов из архива;
• утверждение описи. 

Все функции модуля доступны из обложки папки Архив документов в компонентах системы. 

Структура электронного архива представлена основными справочниками. Они содержат сведения о делах и документах: 

• Реестр технической документации;
• Реестр управленческой документации.

Работа начинается с заполнения карточки соответствующего реестра. 

Сведения, зафиксированные в регистрационных карточках используются для поиска документов. 

Для назначения прав доступа подразделений к документам архива используются сценарий «Предоставление прав доступа к электронным документам по подразделению»

Отдельному пользователю права на документ можно выдать из регистрационной карточки документа.

С целью автоматизации процесса выдачи документов архива используется сценарий «Выдача оригиналов документов во временное пользование».  

После заполнения параметров выдачи документов во вкладке Местонахождение можно просмотреть список организаций или подразделений, у которых находится оригинал документа с указанием даты выдачи, даты планируемого и фактического возврата документов. 

Можно выгрузить документы из архива массово с помощью сценария «Выгрузка документов». В результате документы сохраняются локально в указанной папке. После завершения экспорта документов будет сформирован отчет о результатах: 

Составление и оформление описи дел - последний этап подготовки дел к последующему хранению. Описанию подлежат дела, завершенные в делопроизводстве. Для этого есть сценарий "Утверждение описи документации". 

После запроса реквизитов, указанные значения описи записываются в соответствующие поля регистрационных карточек выбранных документов.

На сегодняшний день с помощью использования модуля «Архив документов» на базе системы Directum в компании «Рублево-Архангельское» достигается следующий эффект: 

• сокращаются трудозатраты на архивирование бумажных документов;
• снижается трудоемкость процесса подготовки к внешним проверкам;
• сокращаются временные затраты на получение доступа к документам архива;
• обеспечивается контроль местонахождения документов;
• возрастает эффективность использования рабочего времени сотрудников, работающих с архивными документами;
• повышается уровень безопасности работы с документами.